Töötajate oskuste arendamine läbi koolituste on oluline samm, et hoida oma äri konkurentsivõimeline. Kuid koolitustega seotud kulud võivad tekitada ettevõtjates küsimusi seoses maksude ja kohustustega. Siin artiklis vaatleme praktilisi näpunäiteid, kuidas koolituskulusid õigesti ja seaduslikult hüvitada, et vältida võimalikke maksukohustusi.
Ettevõtja kohustused koolituste osas
Ettevõtjana on sinu ülesanne toetada oma töötajate professionaalset arengut, pakkudes neile vajalikku koolitust. Seadus (Töölepingu seaduse § 37 lõige 5) näeb ette, et koolituskulud tuleb katta ja koolituse ajal tuleb ka töötajale maksta keskmist töötasu. See nõue tuleneb küll seadusest, kuid on ka nutikas investeering, mis soodustab ettevõtte ja töötajate pidevat kasvu.
Erisoodustused ja maksustamine
Koolituskulude hüvitamine võib aga muutuda keerukaks, kui koolitus ei ole otseselt seotud töötaja tööülesannetega. Eesti seaduste kohaselt tuleb sellised mitte tööalased koolituskulud deklareerida ja maksustada erisoodustusena. Näiteks, kui töötaja osaleb kursusel, mis arendab tema isiklikke huvisid, kuid ei arenda teda tööalaselt ega ole seotud ka tema ülesannetega, tuleb need kulud deklareerida ja maksustada erisoodustusena. Seetõttu on oluline põhjendada koolituste seotust tööülesannetega.
Eluline näide: tööalane koolitus vs. isiklik areng
Olukord:
Ettevõtte IT-juht osaleb küberturvalisuse koolitusel, mis on otse seotud tema tööülesannetega. Koolituse eesmärk on õppida tundma võimalikke uusi turvaohte ja kaitsemeetodeid, mis aitavad kaitsta ettevõtte digitaalseid varasid.
Seaduse rakendamine:
Selline koolitus on tööalane ja seega hüvitatakse kulud maksuvabalt, kuna see on otseselt seotud töötajate ametialaste ülesannetega (vastavalt Töölepingu seaduse § 37 lõige 5). Ettevõte maksab koolituse eest ning hüvitab töötajale keskmist töötasu koolituse ajal.
Võrdlus:
Kui sama IT-juht osaleb kursusel, mis õpetab veinide degusteerimist — mis on tema isiklik huvi —, siis sellist koolitust ei saa lugeda tööalaseks arenguks. Kui ettevõte katab sellise koolituse kulud, loetakse need erisoodustuseks ja maksustatakse vastavalt.
Tasemeõppe ja täienduskoolituse erinevus
Tasemeõpe (nt bakalaureuse- või magistriõppe programmid) eeldab sageli pikemat pühendumist ja on suunatud akadeemilise kvalifikatsiooni saavutamisele, mis toob kaasa pikaajalist kasu. Seevastu täienduskoolitused (nt lühikursused spetsiifiliste oskuste arendamiseks) on tavaliselt lühema kestusega ja keskenduvad konkreetsetele praktilistele oskustele. Mõlemat tüüpi koolitusi võib maksuvabalt hüvitada vaid siis, kui koolitus on otseselt seotud töötaja tööülesannetega.
Lepingute tähtsus koolituskulude hüvitamisel
Koolituskulude hüvitamise tingimused on soovitatav fikseerida kirjalikus lepingus, mis aitab ennetada arusaamatusi ja tagab mõlema poole õiguste ning kohustuste selguse. Näiteks võib leping sisaldada klauslit, mis nõuab töötajalt teatud perioodi jooksul ettevõttes töötamist pärast koolitust, et vältidakulude tagasinõudmist. Selliseid kokkuleppeid kasutatakse tavaliselt tasemeõppe hüvitamisel, mis on pigem suunatud töötaja akadeemilise kvalifikatsiooni tõstmiseks ja toovad pikemaajalist kasu nii töötajale kui ettevõttele.
Eluline näide: lepingulised kohustused tasemeõppe puhul
Olukord:
Ettevõtte noor analüütik osaleb ettevõtte kulul magistriprogrammis, mis keskendub andmeanalüüsile ja suurandmete töötlemisele. See programm kestab kaks aastat ja on oluline tema professionaalseks arenguks ning ettevõtte tulevaste projektide jaoks.
Seaduse rakendamine:
Ettevõte ja töötaja sõlmivad koolituslepingu, mis sätestab, et kui töötaja lahkub ettevõttest varem kui kolm aastat pärast magistriprogrammi lõpetamist, peab ta hüvitama proportsionaalse osa koolituskuludest. See kohustus väheneb lineaarselt iga ettevõttes veedetud täiendava kuuga pärast koolituse lõppu.
Põhjendus:
Magistriprogramm on märkimisväärne investeering nii rahaliselt kui ka ajaliselt. Lepinguline kokkulepe motiveerib töötajat pühenduma ettevõttele pikemaks ajaks, vähendades riski, et investeering ei too soovitud tulemusi. Samuti tagab see, et töötaja rakendab õpitud oskusi ettevõtte kasuks, mis on mõlema poole huvides.
Õiguslik raamistik:
Tööandja peab tagama, et kokkulepe ei oleks töötajale ebaõiglaselt koormav ning et tingimused oleksid mõlemale poolele arusaadavad ja õiglased.
Juhatuse liikme koolituskulud
Juhatuse liikmete koolituskulude käsitlemine on samade põhimõtete alusel. Kui koolitus on seotud juhatuse liikme ametikohustuste jai ettevõtte juhtimisega või on seotud ettevõtte (tulevase) tegevusalaga, võib neid kulusid maksuvabalt katta. Kuid oluline on koolituse seos ettevõtte tegevusega selgelt dokumenteerida, et vältida hilisemaid probleeme maksustamisel.
Juhatuse liikmete koolituskulude seotus ametikohustustega võib olla keeruline teema, kuna see sõltub sageli ettevõtte konkreetsest tegevusvaldkonnast ja juhatuse liikme rollist. Näiteks juhatuse liige osaleb juhtimiskoolitusel, mis keskendub strateegilisele planeerimisele ja meeskonna juhtimisele. Selline koolitus on otseselt seotud tema kohustustega, kuna aitab arendada oskusi, mis on vajalikud ettevõtte efektiivseks juhtimiseks ja on maksuvaba. Juhatuse liige osaleb isikliku arengu kursusel, mis keskendub näiteks stressijuhtimisele või töö- ja eraelu tasakaalustamisele. Kuigi need oskused võivad aidata juhatuse liikmel olla tõhusam, ei pruugi maksuhaldur neid kulutusi pidada otseselt seotuks ametikohustustega, sest need keskenduvad isiklikule heaolule rohkem kui professionaalsele arengule või ettevõtte juhtimisele. Sellisel juhul võidakse koolituskulud klassifitseerida erisoodustusena ja need võivad olla maksustatavad.
Eluline näide: juhatuse liikme koolitus
Olukord:
Ettevõttejuhatuse liige osaleb rahvusvahelisel finantskonverentsil, mis käsitleb globaalseid majandustrende, mis võivad mõjutada ettevõtte tulevasi investeeringuid.
Seaduse rakendamine:
Kuna konverentsi teemad on otseselt seotud juhatuse liikme kohustustega ja aitavad kaasa ettevõtte strateegilisele planeerimisele, käsitletakse koolituskulusid maksuvabalt. Juhatuse liikme osalemine konverentsil peab olema dokumenteeritud ja põhjendatud, et tagada läbipaistvus ja tõendada koolituse vajalikkust ettevõtte tegevusele.
Võrdlus:
Kui sama juhatuse liige osaleb joogalaagris, mis keskendub isikliku heaolu ja lõõgastumise parandamisele, siis see koolitus ei ole otseselt seotud tema ametikohustustega ettevõtte juhina. Ehkki jooga võib aidata parandada üldist heaolu ja stressitaluvust, ei ole see seotud ettevõtte majandustegevuse või juhtimisega.
Maksustamine:
Kuna joogalaagri seos juhatuse liikme ametialaste kohustustega on nõrk või olematu, klassifitseeritakse selle koolituskulud erisoodustusena. Sellisel juhul tuleb maksta koolituskuludelt tulumaksu ja sotsiaalmaksu.
Selged reeglid ja korrektne dokumentatsioon aitavad vältida maksuprobleeme ja tagada maksimaalse kasu töötajate arendamisel.
Kui sul on koolituskulude maksustamise osas lisaküsimusi või vajad täiendavat nõu, konsulteeri raamatupidamise spetsialistiga, kes aitab leida parima lahenduse sinu ettevõttele. Võta ühendust info@sinufinants.ee