Sinu finantseesmärgid on Sinufinants.ee eesmärgid!
Uue raamatupidaja valimine? 5 hoiatavat märki, mida kindlasti tähele panna!
Raamatupidaja valik on tegelikult üsna olulise tähtsusega. Saan aru, et see ei tundu esimese hooga väga määrava tähtsusega ülesanne, kuid peamine murekoht on selles, et kehv raamatupidamine põhjustab ebatäpseid finantsaruandeid, mis viivad valede äriotsusteni.
Meie enda kogemus näitab, et õigeaegselt märkamata jäänud probleemid võivad viia ettevõtte tõsiselt halba seisu, kuna puudub korrektne ülevaade ettevõtte tegelikust olukorrast.See omakorda viib järgmise probleemkohani: otsused ei saa tugineda tegelikkusel ning kõige äärmuslikumal juhul on probleemid eskaleeruvad ja viivad ettevõte pöördumatult ebasoodsasse seisu.
Teame, et raamatupidamisteenuste pakkujaid on palju ja tegelikult on päris raske valida see õige. Oleme oma klientide kogemustele tuginedes kokku kogunud mõned tähelepanekud ehk „punased lipud“, mida võiksid kaaluda jube enne kui alustad lepingulisi suhteid raamatupidajaga.
Selles artiklis anname põhjaliku ja praktilise ülevaate kõigist olulistest märkidest, mida tähele panna:
KYC (Know Your Client) ja/või kliendilepingu puudumine
Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus (lühend – RahaPTS) kohustab raamatupidamisteenuse pakkujaid tuvastama oma kliendid, et vältida ebaseadusliku raha liikumist.
Mida peab raamatupidamisteenuse osutaja tegema?
- Tuvastama isiku. Küsima isikut tõendavat dokumenti ning kontrollima dokumendi kehtivust ja autentsust.
- Küsima ettevõtte tegevuse kohta: selgitama välja ettevõtte tegevusala ja eesmärgid; koguma infot ettevõtte omanike ja juhtide kohta; uurima ettevõtte finantsallikaid ja tehinguid.
- Hindama kliendiga seotud riske ja määratlema kliendi riskiprofiili.
Raamatupidamisteenuse osutamine vastab käsunduslepingu tunnustele, kus üks pool (käsundisaaja ehk raamatupidamisteenuse osutaja) kohustub teise poole (käsundiandja ehk ettevõtte) jaoks tegema teatud toiminguid. Käsunduslepingu seaduslik alus on sätestatud võlaõigusseaduses (VÕS). Käsunduslepingu sõlmimiseks ei ole seaduses sätestatud vorminõudeid, mis tähendab, et käsunduslepingu võib sõlmida nii suuliselt kui ka kirjalikult. Kuigi seadus otseselt kirjalikku lepingut ei nõua, siiski soovitame kokkulepped teenuse osas teha kirjalikult.
Miks vormistada kokkulepped kirjalikult?
- selgus teenuse osas – lepingus tavaliselt määratletakse teenuse sisu ning ainult nii saad kindel olla, mida teenus tegelikult sisaldab;
- hinnastamise kokkulepped ja tingimused – leping peaks andma ülevaate, kuidas hind kujuneb ning millistel tingimustel;
- õiguste ja kohustuste määratlus – kirjas on mõlema poole õigused ja kohustused, sh. vastutus vigade korra;
- konfidentsiaalsus – sinu ettevõtte andmeid käsitletakse konfidentsiaalselt ja privaatselt;
- GDPR vastavus – teenuse osutaja töötleb isikuandmeid ning leping peaks sisaldama andmete töötlemise sätteid;
- lõpetamise tingimused – kirjas on etteteatamise tähtajad ja andmete üleandmise protsess.
Ohumärk!
Kui raamatupidamisteenuse pakkuja ei sõlmi lepingut ega täida KYC (Know Your Client) nõudeid, on see tõsine ohumärk. Esiteks, Eestis on raamatupidamisteenuse pakkujad rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse kohaselt kohustatud isikud. KYC nõuete mittetäitmine on otsene seaduse rikkumine. Teiseks, õigusliku kaitse ja kindluse tagab kirjalik leping.
Seega, kui raamatupidamisteenuse pakkuja ei järgi neid põhilisi nõudeid, on see selge märk, et teenusepakkuja ei pruugi olla nii professionaalne partner sinu ettevõtte finantside haldamisel kui sooviksid.
Pikk etteteatamise aeg teenuse lõpetamisel
Kohtame tihti olukorda, kus klient soovib vahetada teenusepakkujat ning selgub, et etteteatamise aeg on lepingus 3 kuud ning teenusepakkuja vahetusel peaks klient tasuma veel 3 kuud teenuse eest, mida ta tegelikkuses ei soovi.
Loomulikult, raamatupidamisteenuste osutamise leping on käsundusleping ja VÕS mõistes kokkulepe, kus pooled on vabad lepingutingimuste osas (va juhul, kui see on päriselt vastuolus seadusega). Seega, kui pooled lepivad kokku kolmekuulises etteteatamisajas, on see üldjuhul siduv.
Enamiku mikroettevõtete jaoks on kolmekuuline etteteatamisaeg liiga pikk ja koormav. See piirab nende paindlikkust teenusepakkuja valikul ja põhjustab tarbetuid kulusid. Kuluv ressurss on nii raha kui ka aeg, et läbi rääkida ning kokkuleppele ülemineku osas jõuda.
Pikk etteteatamise aeg teenuse lõpetamisel (laialt levinud 3-kuuline periood) on ebamõistlik mitmel põhjusel.
- Aegunud praktika. Kolmekuuline etteteatamisaeg on pigem vananenud praktika, mis ei vasta tänapäevasele dünaamilisele ärikeskkonnale. Enamik raamatupidamisteenuseid on digitaliseeritud, mis võimaldab andmete kiiret ja tõhusat ülekandmist.
- Kliendi “lukustamine”. Pikk etteteatamise aeg võib olla strateegia klientide hoidmiseks, isegi kui nad pole teenusega rahul. See loob kunstliku barjääri teenusepakkuja vahetamisele, mis ei ole kliendi huvides.
- Usalduse küsimus. Pikk etteteatamise aeg võib viidata, et teenusepakkuja ei usalda oma teenuse kvaliteeti piisavalt, et hoida kliente ilma sellise piiranguta. Tavaliselt pakutakse teenust kuupõhise tellimuse alusel, mis eeldab ka seda, et raamatupidamine on eelmise kuu seisuga korras ning ei tohiks olla probleeme üle andmisega.
- Potentsiaalne konflikt kliendi huvidega. Kui klient leiab parema või sobivama teenusepakkuja, peaks tal olema võimalus sujuvalt üle minna. Pikk etteteatamise aeg sunnib klienti jääma teenusepakkuja juurde, kes ei vasta enam tema vajadustele või ootustele.
Ohumärk!
Ebamõistlikult pikk etteteatamisaeg võib viidata teenusepakkuja soovile hoida kliente “luku taga” ja raskendada teenusepakkuja vahetamist. Samuti tekib küsimus, et tänase päeva digitaalses ärikeskkonnas ei ole andmete üleandmine keeruline ega ajamahukas ning tavaliselt on ka tellimus kuulise viitega täidetud. Kas siinkohal ei teki küsimus, miks peaks teenusepakkuja veel 3 kuud klienti kinni hoidma, kes tegelikkuses soovib ära minna?
Millal on kolmekuuline etteteatamisaeg põhjendatud? Näiteks kui ettevõte tellib raamatupidamisteenust kvartaalselt, võib kolmekuuline etteteatamistähtaeg tagada, et teenusepakkuja saab lõpetada käimasoleva aruandlustsükli korrektselt ja anda uuele teenusepakkujale üle täieliku ja tervikliku raamatupidamise. See aitab vältida olukorda, kus tööd antakse üle poolikult ja tekitatakse seeläbi segadust või ebakõlasid. Samuti on mõistlik kui tegemist on suuremate ja keerukamate finantsüksustega.
Kokkuvõttes, lepingus peab olema määratletud mõistlik etteteatamise aeg. Milline see on, on poolte vaheline kokkulepe. Siiski, mikroettevõtetel ja väiksematel ning alustavatel ettevõtetel on 3 kuud etteteatamise aeg enamasti ebamõistlikult pikk.Tavaline praktika on 1 kuu ja see on piisav aeg nii kliendile kui ka teenusepakkujale ülemineku korraldamiseks.
Aeglane vastamiskiirus
Oled küsinud teenuse pakkumist või saatnud täpsustavaid küsimusi ning vastus võtab kauem aega kui 1-2 tööpäeva? Kiire ja efektiivne kommunikatsioon on raamatupidamisteenuse puhul hädavajalik. Kui raamatupidamisteenuse pakkuja ei suuda sinu küsimustele või pakkumistaotlustele maksimaalselt kahe päevaga vastata, kas sellisel juhul usud, et edasine suhtlus hakkab paremini sujuma?
Miks reageerimiskiirus on oluline?
- Ajakriitilisus äris. Raamatupidamisega (sh maksudega) seotud küsimused on sageli üsna ajakriitilised. Hilinenud ja viibivad vastused võivad põhjustada hilinemisi olulistes äriprotsessides, halvemal juhul trahve või muid probleeme.
- Ressursside puudus. Pikk vastamisaeg võib tähendada, et raamatupidajal on liiga palju kliente või teenusepakkujal liiga vähe töötajaid. See võib mõjutada teenuse kvaliteeti ja täpsust.
- Kliendikesksuse puudumine ja hoolimatus. Kiire ja efektiivne kommunikatsioon on kliendikeskse teenuse alustala. Aeglane vastamine võib viidata, et kliendi vajadused ei ole teenusepakkuja prioriteet.
- Professionaalsuse tase. Kui tavapärane vastamisaeg on pikk, võib see viidata, et kriisisituatsioonis (nt auditi või maksukontrolli korral) ei suuda teenusepakkuja reageerida piisavalt kiiresti. Kiire ja täpne kommunikatsioon on professionaalsuse märk. Aeglane vastamine võib peegeldada üldist ebaprofessionaalsust või hooletust teenuse osutamisel.
Ohumärk!
Aeglane vastamiskiirus on oluline ohumärk, mis võib viidata mitmetele probleemidele teenusepakkuja töökorralduses ja klienditeeninduse kvaliteedis.
Kiire ja efektiivne kommunikatsioon raamatupidamisteenuse pakkuja puhul on kriitilise tähtsusega. See tagab, et klient saab õigeaegselt vajalikku infot, mis on oluline nii igapäevaste äriotsuste tegemisel kui ka potentsiaalsete probleemide ennetamisel.
Vähene digilahenduste ja automatiseerimise kasutamine
Raamatupidamine on ajas muutuv valdkond, kus tehnoloogia mängib üha suuremat rolli. Tänapäevased raamatupidamisteenuste pakkujad kasutavad üha enam automatiseeritud lahendusi efektiivsuse tõstmiseks ning teenuste standardiseerimiseks.
Kui teenusepakkuja ei kasuta digilahendusi ja automatiseerimist, võib see viidata mitmele ohukohale:
- Ebaefektiivsus ja ajakulu. Automatiseeritud lahendused vähendavad oluliselt rutiinsete ülesannete ajakulu. Manuaalsed protsessid on aeganõudvamad ja suurendavad tööjõukulusid, mis võib kajastuda kõrgemates teenustasudes.
- Suurem vigade risk. Inimlikud vead on manuaalses andmesisestuses ja -töötluses sagedamad. Automatiseeritud süsteemid vähendavad oluliselt vigade esinemise tõenäosust.
- Piiratud andmeanalüüsi võimalused. Kaasaegsed digilahendused võimaldavad põhjalikumat ja kiiremat andmeanalüüsi. Ilma nendeta on keerulisem ja ajamahukam teostada nii eelarvestamist kui ka juhtimist ning vajalikke ärianalüüse ja finantsnõustamist.
- Aeglasem reageerimine muutustele. Digilahendused võimaldavad kliendile reaalajas ülevaadet oma finantsseisust ning kiiresti kohaneda seaduse muudatuste või uute nõuetega ning kasutada seda äri juhtimiseks. Vananenud süsteemid piiravad kliendi võimalusi teha kiireid ja informeeritud otsuseid.
- Turvalisuse küsimused. Kaasaegsed digilahendused pakuvad tavaliselt paremat andmekaitset kui manuaalsed või vananenud süsteemid. Professionaalne teenusepakkuja kasutab turvalisi äritasandi pilveteenuseid, et sinu andmeid säilitada ja jagada.
- Piiratud skaleeritavus. Automatiseeritud süsteemid võimaldavad teenusepakkujal efektiivselt hallata suuremat kliendibaasi. Vähene automatiseerimine võib piirata teenusepakkuja võimet kasvada ja areneda ning ei suuda oma protsessidega sinu äri kasvu toetada.
Ohumärk!
Teenusepakkuja, kes ei kasuta kaasaegseid lahendusi, võib pakkuda aeglasemat, ebatäpsemat ja vähem väärtust loovat teenust.
Digilahenduste ja automatiseerimise kasutamine on tänapäeva raamatupidamisteenuste pakkumisel hädavajalik. See tagab suurema täpsuse, efektiivsuse ja parema teenuse kvaliteedi.
Ebaselge hinnastamine
Kas ostad põrsast kotis? Läbipaistev hinnastamine on oluline usalduse loomiseks ja eelarve planeerimiseks. Kas oled külastanud teenuste lehti, kus hinnakujundus on nii peidetud, et sa ei näe kuskil ühtegi viidet hindadele ega hinnakujunduse põhimõtetele? Kas oled samal ajal mõelnud, et tegelikult tahaks mingitki indikaatorit selles osas ette? Samuti on keeruline, kui hinnastamine põhineb kirjetel, aga ettevõtjana puudub selgus teenuse sisu ja maksumuse osas.
Jah, raamatupidamisteenuste hind sõltub alati sinu ettevõtte spetsiifikast (suurus, tegevusala, tehingute arv jne), kuid isegi individuaalse teenuse puhul peaks raamatupidaja suutma sulle öelda ligikaudse hinnavahemiku, mis on tüüpiline sinu suuruse ja tegevusalaga ettevõtetele.
Ebaselge hinnastamine raamatupidamisteenuse pakkuja poolt on tõsine ohumärk mitmel põhjusel.
- Kogemuse ja professionaalsuse küsimus. Kogenud teenusepakkuja peab suutma pakkuda enamikule teenustele vähemalt ligikaudse hinnavahemiku. Võimetus anda selget hinnangut võib viidata kogemuse puudumisele või ebakindlusele oma teenuste osas.
- Kirjepõhise ja tunnipõhise hinna problemaatika. Kirjepõhise hinna alusel on teenuse ostjal keeruline aru saada, mis on tegelik teenusekulu, kuna kirjete arv võib olla kuude lõikes erinev ning teinekord ettearvamatu. Tunnipõhine hind ei anna samuti selget ülevaadet lõplikust kulust ja võib viia ka olukorrani, kus teenusepakkuja ei olegi motiveeritud efektiivselt töötama.
- Tulemuspõhise hinnastamise puudumine. Kui hinnastamine pole seotud konkreetsete tulemuste või väljunditega, võib see tekitada küsimusi teenuse terviklikkuses. Hinnastades töö tundide või kirjete põhiselt, ei saa tegelikult kindel olla, et kuu lõpuks on kõik vajalik tehtud. (PS! Eriti kui puudub kirjalik kokkulepe!) Tulemuspõhine hinnastamine põhineb eeldusel, et saavutatakse mingi konkreetne tulemus, näiteks terviklikult teostatud kuu raamatupidamine konkreetse hinna eest.
- Lisateenuste ebaselgus. Kui lisateenused ja nende hinnad pole selgelt kommunikeeritud, ei saa klient täielikku ülevaadet sellest, mille eest ta maksab. See võib viia ootamatute lisakuludeni ja usalduse kaotamiseni.
- Eelarvestamise keerukus. Ebaselge hinnastamine muudab ettevõttel raamatupidamise kulude planeerimise keeruliseks.
- Läbipaistvuse ja usalduse küsimus. Ebaselge hinnastamine ja puudulik kommunikatsioon teenuse sisu osas tekitavad usaldamatust kliendi ja teenusepakkuja vahel. See võib viidata laiematele probleemidele teenusepakkuja äripraktikas ja kliendisuhetes.
Ohumärk!
Ebaselge hinnastamine ja puudulik kommunikatsioon näiteks lisateenuste osas on tõsised ohumärgid, mis võivad viidata probleemidele teenuse kvaliteedis ja usaldusväärsuses.
Selge ja läbipaistev hinnastamine on koos detailse teenuse kirjeldusega professionaalse raamatupidamisteenuse pakkuja tunnus. Klient peab saama ülevaate, mille eest ta maksab ja millised on oodatavad tulemused
Praktiline näide
Toon elulise näite, kuidas soodne ja lihtne raamatupidamine muutus hoopis kulukaks ja koormavaks
Kairi alustas oma e-poe äriga.
Otsides raamatupidamist, leidis ta pakkumise, mis tundus atraktiivne. Raamatupidaja lubas soodsat ja lihtsat teenust. Lepingut ta ei pakkunud, vaid ütles, et töötab “usalduse alusel” ja hind tuleneb kirjete kogusest.
Esimesed kuud möödusid sujuvalt. Kairi e-pood arenes ja käive kasvas ning ta saatis ostuarveid raamatupidajale meilile. Raamatupidaja ei küsinud lisaküsimusi ega andnud kuidagi mõista, et midagi veel vaja saata oleks. Hind oli soodne ja teenus lihtne ning Kairi oli rahul.
Aasta lõppedes selgus, et Kairi e-pood oli jõudsalt kasvanud ning ületas 40 000€ käibemaksukohustuslaseks registreerimise piiri. Kairil ei olnud tegelikult aimugi, et ta peaks seda jälgima. Raamatupidaja teatas talle, et see kohustus registreerida tekkis juba mitu kuud tagasi. Hiljem selgus, et raamatupidaja ei jälginud ka käibe suurust ja avastaski selle aasta lõppedes. Kairi pidi tagantjärele tasuma nii käibemaksu kui ka tekkinud intressid.
Lisaks selgus koos maksuhalduriga käivet kontrollides, et Kairi kasutas selliseid digiteenuseid, mis tekitasid talle käibemaksukohustust tegelikult juba algusest peale. Ning selgus ka tõsiasi, et raamatupidaja kajastas raamatupidamises käivet pangalaekumiste alusel. See aga tähendab, et deklareeritud käive oli väiksem kui tegelikkuses pidi olema
Kuidas selline olukord sai tekkida?
E-poest müügitulu kajastamiseks ei pidanud Kairi saatma ühtegi tõestust ega raportit. Samuti ei pidanud ta ühegi makselahenduse väljavõtteid saatma. Kui raamatupidaja kajastas käibe vaid laekumise alusel, siis tegelik ja maksustatav käive oli suurem. Makselahenduste teenustasud olid üldse kajastamata.
Hiljem selgus, et pangakontolt oli kantud laekunud summad otse tuludesse ning tasumised otse kuludesse ning puuduolevate arvete summad olid kantud ettemaksete alla. Tegelikult ühtegi kannet ilma algdokumentideta raamatupidamises olla ei tohi.
Kairi küsis raamatupidajalt küll aruandeid aeg-ajalt, et aru saada, kuidas tema äril läheb. Kuid ega Kairi ei osanud jälgida nii täpselt ei bilanssi ega kasumiaruannet, et need vead oleksid talle silma jäänud. Kairi püüdis küll küsida lisaküsimusi, et saada ülevaadet oma ettevõtte finantsseisust, kuid kui ta küsis selgitusi, sai ta vastused suure viivitusega ja need olid üsna üldised ja Kairi jaoks ebamäärased.
Algul tundus ka kirjepõhine hind soodne, kuid Kairi ei mõistnud täpselt, mida üks kirje tähendab või kui palju neid tegelikult tekib. Lisaks selgus, et kuna palju asju oli raamatupidamises puudulikult ja osaliselt kajastatud, siis oligi kirjete arv väike. Lisaks selgus, et ilmnenud vead ja nende parandamisega seotud lisatoimingud olid eraldi tasulised teenused. Lisandus arvele veel mitmete tundide jagu vigade parandamise teenust, millega Kairi ei osanud üldse arvestada. Lõpptulemusena ületas Kairi raamatupidamisteenuse kulu mitmekordselt tema eelarvet.
Aeg vahetuseks!
Kui Kairi otsustas teenusepakkujat vahetada ja raamatupidamine üle anda, siis teatas teenusepakkuja, et neil on lepingus 3-kuuline etteteatamistähtaeg. Raamatupidaja olevat saatnud selle alguses Kairile meilile ja Kairi ei olevat talle seda allkirjastatuna lihtsalt tagasi saatnud. Kuigi ühtegi lepingut ei allkirjastatud, ei soostunud teenusepakkuja Kairi e-poe raamatupidamist enne kolme kuu möödumist üle andma. Ta oli õnnetu, igasugune usaldus oli kadunud, aga uue teenusepakkujaga ei saanud ka alustada.
Mida Kairi lugu jutustab?
Kairi lugu näitab, kui oluline on raamatupidamisteenuse pakkuja valik. Pööra tähelepanu juba enne teenuse tellimist ja kokkuleppe sõlmimist üldisele suhtlusele, töökorraldusele ning küsi võimalusel lisaküsimusi.
Algul võib see tunduda imelik, et pöörata tähelepanu vastamiskiirusele ning vormilistele ja tehnilistele aspektidele, kuid see on oluline. Meie kogemused näitavad, et need kõik on olulised asjad ja tihti just tuuakse välja neid aspekte teenuste juures, mis ei ole hästi lõppenud.
Abi raamatupidaja valimiseks
Enne kui lähed raamatupidamissuhtesse – ole tähelepanelik ja kaalu kõiki aspekte.
Soovid veelgi põhjalikumat abi raamatupidaja valimisel?
Oleme kokku pannud põhjaliku kontrollnimekirja, mida kaaluda potentsiaalse raamatupidamisteenuse valikul! Õige raamatupidaja valik võib olla väljakutse, seetõttu oleme oma kogemused koondanud nimekirija, mis katab laia spektri olulisi teemasid ja aitab struktureerida otsustusprotsessi.
Kui meie sulle abiks saame olla, siis soovi korral broneeri kohtumine Sinufinants.ee raamatupidajaga, et vaadata üle, kuidas sinu ettevõte raamatupidamine kõige paremini sinu jaoks korraldada.